Der Kollege geht – das Wissen bleibt!

 – Wie sie den Wissenstransfer beim Offboarding von Mitarbeitern sicherstellen können –

Offboarding beeinflusst ihre Attraktivität als Arbeitgeber
Die Zeiten in denen ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und man nie wieder etwas von ihm hört sind längst vorbei. Auf Kununu, Glassdoor oder LinkedIn werden Erfahrungen und Bewertungen über Arbeitgeber öffentlich zugänglich gemacht. Und die potenziellen Kandidaten verlassen sich mehr denn je auf Social Media und Bewertungen auf den genannten Portalen. Diese sind entscheidende Kriterien, wenn es darum geht, bei welchen Unternehmen sich Kandidaten bewerben – oder auch nicht. In einer Zeit, in der jedes Unternehmen auf der Suche nach talentiertem Nachwuchs ist, bietet sich hier ein wichtiger Hebel.

Die Mehrzahl der Bewertungen und Einschätzungen werden von ehemaligen Mitarbeitern erstellt. Auch wenn Sie keine Kontrolle darüber haben was diese dort schreiben, so haben Sie es in der Hand, das Offboarding und den Verlauf der weiteren Beziehung positiv zu gestalten – und zwar für beide Seiten.

Wissenstransfer in den Offboarding Prozess integrieren
Dazu bedarf es eines durchdachten und abgestimmten Offboarding-Prozesses. Darin sollten von Laptopübergabe bis zum letzten Feedbackgespräch alle wichtigen Punkte enthalten sein. Checklisten und anderes dieser Art gibt es zahlreich online zu finden. Spätestens wenn der Mitarbeiter dann die erste Woche nicht mehr da ist, fällt aber auf was nicht bedacht wurde: Es geht nicht nur ein Mitarbeiter – plötzlich fehlt auch das angesammelte Wissen und Know-how von mehreren Jahren Arbeitserfahrung.

Wir geben Ihnen 4 Tipps, damit das wichtige Thema „Wissenstransfer“ in Ihrem Offboarding-Prozess nicht zu kurz kommt.

1. Wissen frühzeitig konservieren
Einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Offboarding-Programms ist das Timing. Die Fachexperten in den Abteilungen müssen dazu aufgefordert werden täglich Wissen zu dokumentieren und zu teilen – und das nicht erst, wenn sie kurz davor sind das Unternehmen zu verlassen. Dieser Ansatz gewährleistet, dass Informationen dann geteilt werden, wenn sie am aktuellsten sind und den Mitarbeitern das Wissen dann vermittelt wird, wenn Sie sich auch mit der Thematik auseinandersetzen. Hierzu müssen Unternehmen Software bereitstellen, die diesen Wissenstransfer schnell und einfach ermöglicht. Komplizierte Prozesse oder Eingabemasken frustrieren die Anwender und führen zu einer berechtigen Verweigerung der Mitarbeiter. Bei SlidePresenter liegt unser Fokus daher auf einem möglichst schlanken und intuitiven Erstellungsprozess für Wissensinhalte.

2. Lernpfade erstellen
Lernpfade sind in der Regel kurze, sequenzierte Trainingsvideos welche die neuen Mitarbeiter durch die Prozesse führen oder wichtige Schlüsselinformationen für die spezifische Stelle bereitstellen. Das können auch Learnings, Tricks und Hinweise sein. Mit der Hilfe von benutzerfreundlicher und sicherer Videotechnologie können Fachexperten eigene Lernpfade erstellen und einfach verfügbar machen. Der neue Mitarbeiter kann dann praktisch direkt von seinem Vorgänger lernen. Dies kann z.B. über verlinkte Inhalte in einem Excel Dokument oder einer Seite im SharePoint erfolgen. Der Ablageort dieser Lernpfade ist sekundär, primäres Ziel muss sein dem Fachexperten die Möglichkeit zu geben sein Wissen abzulegen.

3. Globalen und mobilen Wissenstransfer ermöglichen
Bei vielen großen Unternehmen ist es häufig der Fall, dass eine Funktion die diese Woche noch von einem Mitarbeiter in Hamburg ausgeführt wurde im nächsten Monat von Mitarbeitern in Berlin oder Frankfurt bewältigt werden muss. Die Übertragung dieses Wissens lässt sich nur schlecht mit Präenzschulungen bewältigen. Entweder das Wissen ist nicht umfangreich genug für eine eigene Schulung oder der potentielle Empfängerkreis ist zu klein. In jedem Fall ist der neue Kollege ohne das praktische Wissen aufgeschmissen.

Eine charmante Alternative sind kurze Learning Nuggets, z.B. in der Form einer Bildschirmaufzeichnung oder mit einem kurzen Foliensatz. Gerade bei geographisch verteilten Teams oder Abteilungen macht es Sinn diese Inhalte bereitzustellen. Idealerweise als On-Demand Lösung, damit das Wissen dann verfügbar ist, wenn es gebraucht wird. Und da sich die Nutzung von Endgeräten ausweitet, idealerweise auch kompatibel mit den Endgeräten der Kollegen.

4. Eine Plattform für den Wissenstransfer etablieren
Um einen reibungslosen Wissenstransfer zu ermöglichen, müssen Sie eine entsprechende Infrastruktur zur Verfügung stellen. Sie sollten sich überlegen, wie Sie die erstellten Inhalte sinnvoll archivieren und zugänglich machen. Da es sich in der Regel um firmeninterne Informationen handelt, sollten Sie auch an den Datenschutz denken. Neben Offboarding-Themen kann dieses Portal dann auch weitere Punkte wie Onbaording, Best Practices und Zusammenfassungen aufgreifen und in Verbindung stellen. Ein Intranet kann hierfür eine gute Plattform sein. Mit SlidePresenter können Sie Ihre Inhalte zum Beispiel direkt einbinden und zur Verfügung stellen.

Videos sind der Schlüssel zum Erfolg
Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass alle 4 Tipps etwas gemeinsam haben … Videos! Um einen erfolgreichen Transfer von Wissen gewährleisten zu können, ist nichts besser geeignet als Videos. Studien haben gezeigt, dass die besten Lernergebnisse bei einer Kombination aus Bild und Ton erreicht werden. Genau diesen Punkt greifen wir bei SlidePresenter in unserer Software-as-a-Service-Lösung auf. Mit SlidePresenter können Sie nämlich selbst Videoaufnahmen erstellen, diese mit Inhalten kombinieren und sogar mit Quizzes, Links und Untertiteln ganz individuell gestalten. Durch die problemlose Einbindung in Ihr Intranet, LMS oder andere Tools ist SlidePresenter damit das perfekte Tool um Ihr Offboarding effizient, schnell und vor allem nachhaltig zu gestalten. Wenn ein Mitarbeiter geht, dann bleibt das Wissen zukünftig in Ihrem Unternehmen. Und mit deutschen Servern ist auch an den Datenschutz gedacht.