Nicht immer funktioniert eine persönliche Übergabe, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Nachfolgern fällt es hinterher schwer, sich in die Aufgaben einzuarbeiten, und das Wissen über bestimmte Tools oder Prozesse, die der alte Mitarbeiter „im Kopf“ hatte, sind mit ihm aus dem Unternehmen ausgeschieden. Wie können Sie den Wissenstransfer bereits beim Offboarding sicherstellen und warum ist das so wichtig?

Wie beeinflusst Offboarding meine Attraktivität als Arbeitgeber?

Auf Kununu, Glassdoor oder LinkedIn sind Erfahrungsberichte und Bewertungen über Arbeitgeber öffentlich sichtbar und potentielle Kandidaten informieren sich mithilfe solcher Portale und sozialer Medien über Sie. Generell ist es also von Vorteil, nicht nur die Arbeitszeit selbst, sondern auch den Offboarding-Prozess so zu gestalten, dass er für beide Seiten positiv verläuft. Das erreichen Sie unter anderem, indem Sie dem scheidenden Mitarbeiter eine schnelle, einfache Möglichkeit geben, sein Wissen an den Nachfolger zu übergeben – oder noch besser: Wenn Sie im Verlauf seiner Anstellung bereits dafür gesorgt haben, dass Wissen dokumentiert wird.

Wie behalte ich das Wissen beim Offboarding-Prozess in der Firma?

Wie bei allen Prozessen ist auch beim Offboarding ein strukturiertes und durchdachtes Vorgehen wichtig. Von der Laptopübergabe bis zum letzten Feedback-Gespräch sollten alle wichtigen Punkte in einem guten Plan festgehalten sein. Dazu gibt es online zahlreiche Checklisten und Vorlagen. Spätestens wenn der Mitarbeiter dann seit einer Woche nicht mehr da ist, fällt aber auf, was nicht bedacht wurde: Es geht nicht nur ein Mitarbeiter – plötzlich fehlt auch das angesammelte Wissen und Know-How von mehreren Jahren Arbeitserfahrung.
Wir geben Ihnen 4 Tipps, damit das wichtige Thema „Wissenstransfer“ in Ihrem Offboarding-Prozess nicht zu kurz kommt:

Tipp Nr. 1: Dokumentieren Sie Wissen frühzeitig und kontinuierlich

Einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Offboarding-Programms ist das Timing. Die Fachexperten in den Abteilungen müssen dazu aufgefordert werden, täglich Wissen zu dokumentieren und zu teilen – und das nicht erst, wenn sie kurz davor sind, das Unternehmen zu verlassen. Dieser Ansatz gewährleistet, dass Informationen dann geteilt werden, wenn sie am aktuellsten sind, und den Mitarbeitern das Wissen dann vermittelt wird, wenn sie sich auch mit der Thematik auseinandersetzen. Hierzu müssen Unternehmen Software bereitstellen, die diesen Wissenstransfer schnell und einfach ermöglicht. Komplizierte Prozesse oder Eingabemasken frustrieren die Anwender und führen zu einer berechtigen Verweigerung der Mitarbeiter. Eine schlanke, intuitive Lösung hilft, dass Wissens-Dokumentation Teil der Arbeitsroutine wird.

Tipp Nr. 2: Stellen Sie Lernpfade für neue Mitarbeiter bereit

Lernpfade sind Serien von kurzen, sequenzierten Trainingsvideos, die neue Mitarbeiter durch Prozesse führen oder wichtige Schlüsselinformationen für ihre spezifische Stelle bereitstellen. Das können auch wichtige Lektionen, Tricks und Hinweise sein. Mithilfe benutzerfreundlicher und sicherer Videotechnologie können Fachexperten eigene Lernpfade erstellen und einfach verfügbar machen. Der neue Mitarbeiter kann dann praktisch direkt von seinem Vorgänger lernen und sich an den vorhandenen Lernmodulen entlanghangeln. Dies kann z. B. über verlinkte Inhalte in einem Excel-Dokument oder SharePoint-Seite erfolgen. Der Ablageort dieser Lernpfade ist sekundär. Primäres Ziel muss es sein, dem Fachexperten die Möglichkeit zu geben, sein Wissen zur Verfügung zu stellen.

Tipp Nr. 3: Ermöglichen Sie globalen und mobilen Wissenstransfer

Bei großen Unternehmen kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter die Verantwortlichkeit wechseln und ein Aufgabenbereich einem Kollegen in einem anderen Büro oder an einem ganz anderen Standort zufällt. Die Übertragung des dazu nötigen Wissens lässt sich nur schlecht mit Präsenzschulungen bewältigen, denn diese sind zeit- und kostenintensiv sowie organisatorisch aufwendig. Entweder das Wissen ist nicht umfangreich genug für eine eigene Schulung oder der potentielle Empfängerkreis ist zu klein.

Hier helfen „Lernnuggets“: In Kurzform aufbereitete Lerninhalte, die schnell zu konsumieren und leicht zu verdauen und zu behalten sind. Gerade bei dezentral organisierten Teams oder Abteilungen sind solche Nuggets sinnvoll und effektiv. Idealerweise sollten sie als on-demand abrufbar sein. So sind Mitarbeiter nicht abhängig von Stundenplänen und können sich mit den Inhalten beschäftige, wenn sie besonders aufnahmefähig sind und wenn das Wissen gebraucht wird. Unabdingbar angesichts flexibler Arbeitszeiten und -orte ist, dass diese Lernnuggets mit mobilen Endgeräten kompatibel sind und unterwegs konsumiert werden können.

Tipp Nr. 4: Etablieren Sie eine verlässliche Plattform für den Wissenstransfer

Um einen reibungslosen Wissenstransfer zu ermöglichen, muss eine entsprechende IT-Infrastruktur zur Verfügung stellen. Überlegen Sie sich, wie Sie die erstellten Inhalte sinnvoll archivieren und zugänglich machen. Da es sich in der Regel um firmeninterne Informationen handelt, muss auch der Datenschutz berücksichtigt werden. Neben Offboarding-Themen kann dieses Portal dann auch weitere Punkte wie Onboarding, Best Practices und Zusammenfassungen enthalten. Möglichkeiten hierzu bietet ein Intranet, eine Kollaborationstool oder ein Learning Management System wie zum Beispiel Cornerstone On Demand.

Videos sind der Schlüssel zum Erfolg

Um einen erfolgreichen Wissenstransfer zu gewährleisten sind Videos das ideale Format. Studien haben gezeigt, dass die besten Lernergebnisse bei einer Kombination aus Bild und Ton erreicht werden, da diese unterschiedliche Lerntypen anspricht. Genau diesen Punkt greifen wir bei SlidePresenter in unserer Software-as-a-Service-Lösung auf. Mit SlidePresenter können Sie selbst Videoaufnahmen erstellen, diese mit Ihren vorhandenen Inhalten (zum Beispiel PowerPoint-Folien oder Screen Recordings) kombinieren und sogar mit Quizzen, Links und Untertiteln ganz individuell gestalten. Durch die problemlose Einbindung in Ihr Intranet, LMS oder andere Tools ist SlidePresenter ideal geeignet, um Ihr Offboarding effizient, schnell und vor allem nachhaltig zu gestalten. Wenn ein Mitarbeiter geht, dann bleibt das Wissen zukünftig in Ihrem Unternehmen. Und mit unseren in Deutschland stationierten Servern ist auch an den Datenschutz gedacht. Testen Sie SlidePresenter jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich.