Effektives Zeitmanagement

Was uns bei SlidePresenter effizienter und produktiver arbeiten lässt

Zeit ist eines der wichtigsten Dinge, die wir Menschen haben. Deshalb ist es wichtig, es sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Leben so effektiv und vernünftig wie möglich einzusetzen.

Gerade in einem so agilen und erfolgreichen Unternehmen wie SlidePresenter ist es wichtig, die zur Verfügung stehende Zeit richtig zu planen und zu gestalten.

Was ist Zeitmanagement?

Unter Zeitmanagement versteht man, die verfügbare Zeit so zu planen und zu gestalten, dass die Aufgaben so effizient wie möglich abgearbeitet werden.

Dabei ist effektives Zeitmanagement für manche Menschen einfacher als für andere. Aber jeder kann Routinen entwickeln, um seine Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern.

Ohne ein gutes Zeitmanagement kann die Arbeit und damit auch das Wohlbefinden eines Mitarbeiters leiden. Folgen sind:

  • Qualität der Arbeit ist minderwertig
  • Fristen werden nicht eingehalten
  • Stress
  • Work-Life-Balance leidet
  • Persönlicher Ruf wird geschädigt

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Zeitmanagement ist wichtig, da es hilft, den Arbeitstag zu strukturieren. Damit kann produktiver gearbeitet werden, ohne die Work-Life-Balance zu beeinträchtigen.

Dabei trifft der Begriff Zeitmanagement allerdings nicht wirklich den Kern des Problems. Es geht nicht darum, Zeit zu managen, sondern vielmehr die eigene Arbeitsweise. Denn:

"Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen."

learning
Lucius Annaeus Seneca
alt-römischer Philosoph

Sieben Vorteile von gutem Zeitmanagement

Wenn wir lernen, die Zeit des Tages für alle wichtigen Aufgaben zu blockieren, haben wir eine bessere Vorstellung davon, was alles erledigt werden muss und wie lange jede Aufgabe dauern sollte. Wenn man sich am Zeitplan orientiert, verbringt man weniger Zeit damit, ständig neu zu priorisieren. Zeitmanagement hilft also dabei, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren und zeitaufwändige Ablenkungen zu vermeiden.

Mit dem entsprechenden Zeitmanagement werden Aufgaben priorisiert, um sicherzustellen, dass genügend Zeit für den Abschluss der Projekte zur Verfügung steht. Die Qualität der Arbeit steigt, wenn man nicht hetzen muss, sie vor einem sich schnell nähernden Termin abzuschließen.

Um die zur Verfügung stehende Zeit richtig zu verwalten, muss jede Aufgabe auf der Liste einem bestimmten Zeitblock zugeordnet werden. Viele Menschen verwenden Zeitmanagement, um sich mehrere Tage Zeit zu lassen, um ein Projekt abzuschließen oder um einen Puffer für eventuell auftretende Herausforderungen zu haben. Wenn die für die Fertigstellung der Arbeit erforderliche Zeit richtig eingeplant ist, können Fristen immer eingehalten werden.

Mit der Aufgabenliste werden die Aufgaben priorisiert und die erforderliche Zeit geplant. Damit weiß man, was zu tun ist und wie viel Zeit zur Verfügung steht, um alles zu erledigen. Mit dieser Planung kann Stress deutlich reduziert werden.

Zeitmanagement kann helfen, ein zuverlässigerer Mitarbeiter zu werden, der immer qualitativ hochwertige Arbeiten zu Ihren Fälligkeitsterminen erledigt. Dies wiederum macht einen Arbeitnehmer wertvoller und verbessert die berufliche Anerkennung. Neue Möglichkeiten auf der Karriereleiter werden sich eröffnen.

Wenn die persönliche Arbeitszeit effektiv verwaltet und Fristen erfolgreich eingehalten werden, wird automatisch das Selbstvertrauen steigen. Die konsequente Fertigstellung der täglichen To-Do-Liste ist ein großer Motivator, der Mitarbeiter dazu bringen kann, ihre Zeitmanagementfähigkeiten weiter zu verbessern und neue Herausforderungen anzugehen.

Mit dem entsprechenden Fokus kann mit weniger verfügbarer Zeit mehr erreicht werden. Anstatt beispielsweise zu versuchen, an einem großen Projekt zu arbeiten, wenn vor einem Meeting fünfzehn Minuten Zeit bleiben, können in dieser Zeit einige kleine Aufgaben erledigt werden. Größere Aufgaben, die mehr Gehirnleistung erfordern, brauchen auch einen größeren Block. So wird effizienter gearbeitet und mit weniger Zeit mehr erreicht.

Hier unsere Tipps & Tricks, an die sich die Kollegen bei SlidePresenter halten, um ihren Arbeitstag erfolgreich und effizient zu planen!

VORAUSPLANEN​

Die Voraus-Planung der Zeit ist das wichtigste Element eines guten Zeitmanagements. Verstehe, wann am Tag du am produktivsten bist: Gleich morgens nach dem Aufstehen oder vielleicht nachts, wenn alle anderen schlafen. Lege die wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben in die Zeit, wenn Deine Produktivität am höchsten ist.

AUFGABEN PRIORISIEREN

Bewerte jedes Projekt, an dem Du arbeitest: Welche Aufgaben sind am dringendsten und wichtigsten? Diese haben oberste Priorität für den Tag.

ABLENKUNG BESEITIGEN

Ablenkungen sind einer der größten Produktivitätskiller. Social-Media-Sites, Smartphones und störende Mitarbeiter können Dich von Deinen Prioritäten ablenken und Deinen Zeitplan torpedieren. Suche Dir Möglichkeiten, diese zu eliminieren.

KEIN MULTITASKING

Multitasking scheint eine gute Möglichkeit zu sein, zusätzliche Arbeit zu erledigen. Aber in Wirklichkeit verringert es tatsächlich Deine Produktivität. Der beste Weg, um Deine Zeit effektiv zu gestalten, besteht darin, Dich jeweils auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren und während der Arbeit ihr die volle Aufmerksamkeit zu widmen, um Fehler zu vermeiden.

NUGGETS BILDEN

Vor langwierigen, komplexen Aufgaben steht man oft wie vor einer großen Mauer. Was nur allzu leicht in Frust und „Aufschieberitis“ umschlägt.

Deshalb: Schneide eine große Aufgabe lieber in viele kleine Stücke – sogenannte Nuggets -, die Du nach und nach abarbeitest.

BELOHNUNG FÜR GUTE ARBEIT

Belohnungen können ein guter Motivator für ein gutes Zeitmanagement sein. Nutze zum Beispiel die Fertigstellung einer Aufgabe und belohne Dich mit einem 15-minütigen Spaziergang an der frischen Luft. Belohnungen motivieren bei der Arbeit und können helfen, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.

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