Effizienzsteigerung im Onboarding-Prozess

Onboarding

Der neue Kollege fängt in Ihrem Unternehmen an. Dies bedeutet stets eine aufregende und spannende Zeit – sowohl für den neuen Kollegen als auch alle anderen Mitarbeiter.

Bestenfalls ist der erste Tag im neuen Unternehmen perfekt organisiert. Mit warmherzigen Begrüßungen, viel persönlichem Kennenlernen. Der Schreibtisch ist mit entsprechendem Büromaterial vorbereitet. Der PC ist eingerichtet, alle Programme sind installiert und funktionieren. Die Zugänge sind eingerichtet.

Hilfreich sind dabei Checklisten, damit an alles gedacht ist. Ist die Checkliste erstmal „perfekt“ aufgestellt, können alle Vorbereitungen ohne großes Überlegen umgesetzt werden.

Informationsflut

Oftmals sind dann die ersten Tage im neuen Unternehmen vollgepackt mit Informationen: Wie ist das Unternehmen organisiert, wer arbeitet in welcher Abteilung, wie fülle ich welche Formulare aus, wo finde ich welche internen Programme für welchen Einsatzzweck oder richte mir Drucker selber ein…

Jeder kennt die verschiedensten Informations-Herausforderungen im neuen Job. Bei anschließend auftretenden Fragen muss man oft nach dem richtigen Kollegen suchen, der Auskunft geben kann.

 

Frage
„Haben Sie mal durchgerechnet, wie viel Zeit eingespart werden könnte, wenn Inhalte, die immer und immer wieder jedem neuen Kollegen einzeln erzählt werden, nur ein Mal aufgenommen würden?“

 

Wenn immer wieder benötigte Informationen erst aufgenommen sind, können sie zu jeder Zeit abgerufen werden. Neue Kollegen können darauf zugreifen, wenn es ihnen passt und wenn sie dafür aufnahmebereit sind. So kann eine deutliche Zeitreduktion und gleichzeitig Effizienzsteigerung erreicht werden.

 

Beispiel-Rechnung 1

6 neue Kollegen pro Jahr (alle 2 Monate)

2 Unternehmens-Mitarbeiter kümmern sich um die Vermittlung der wichtigsten Informationen zum Start des neuen Kollegen

Vorbereitungszeit jeweils 1 Stunde

Durchführung jeweils 6 Stunden

2 Mitarbeiter x 7 Stunden x 6 Kollegen
= 84 Stunden

Beispiel-Rechnung 2

24 neue Kollegen pro Jahr (2 pro Monat)

2 Unternehmens-Mitarbeiter kümmern sich um die Vermittlung der wichtigsten Informationen zum Start des neuen Kollegen

Vorbereitungszeit jeweils 0,5 Stunde

Durchführung jeweils 5 Stunden

2 Mitarbeiter x 5,5 Stunden x 24 Kollegen
= 264 Stunden

*Hier betrachtet sind nur die Stunden der Administration – zusätzlicher Aufwand für die Vorstellung der diversen Abteilungen, der verschiedenen Vorgesetzen und Abteilungsleiter, etc. sind gar nicht betrachtet.
 

Was bedeutet das für Ihr Zeit-Investment in Zukunft?

Unseren Erfahrungen nach können Sie leicht über 2 Stunden je neuem Kollegen einsparen!

Nehmen Sie sich mal (gedachte) 10 Stunden Zeit, um alle, für neue Kollegen relevante, Informationen zusammenzusuchen und aufzubereiten. Nehmen Sie sich dann (geschätzte) 8 Stunden Zeit, um verschiedenste Informationsnuggets mit einer Gesamtlänge von 2 Stunden aufzunehmen. Diese Zeit investieren Sie einmalig. Aber:
Die 2 Stunden der aufgenommen Informationsnuggets müssen Sie in Zukunft im Onboarding-Prozess nicht mehr aufwenden.

Das heißt, in der Beispiel-Rechnung 1 würden damit 12 Stunden (also 1,5 Arbeitstage) pro Jahr frei werden, die sie für andere Aufgaben und qualitativ wertvolle Weiterentwicklungen einsetzen können. In der Beispiel-Rechnung 2 wären dies sogar 48 Stunden – also 6 komplette Arbeitstage pro Jahr. Das ist eine Zeitersparnis von knapp 20%!

Und dies ist nur ein Beispiel von erheblichen Einsparungspotentialen bei immer wiederkehrenden Aufgaben oder Informationsvermittlungen.

Nutzen Sie diesen Hebel der Effizienzsteigerung!

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Die positiven Auswirkungen dieses Vorgehens konnte auch unsere neue Kollegin Janine Kirchner (Trainerin im Customer Success Team) erleben. Ihre persönlichen Erfahrungen der ersten Tage bei SlidePresenter hat sie hier geschildert.

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