Diese Herausforderungen von Arbeiten im Home Office und ihre Lösungen sollten Führungskräfte und HR-Abteilungen kennen

Seit langem diskutiert die Arbeitswelt über dieses Thema:

  • die aufstrebende „Generation Z“ wünscht es sich schon lange
  • für „Digital Nomads“ ist es völlig normal
  • und Corona hat uns alle innerhalb von wenigen Wochen – sogar Tagen – dahin getrieben

= Home Office und Mobile Work.

Einige Studien vor Corona haben ergeben, dass Remote-Mitarbeiter produktiver und gesünder sind und eine positivere Work-Life-Balance aufweisen. Die Vorteile für Arbeitnehmer und Unternehmen sollten zu einer Revolution am Arbeitsplatz führen.

Aber stimmt das wirklich?

Zahlreiche Untersuchungen zu Mobile Work haben die Vorteile für alle Beteiligten aufgeführt. Forscher der Universität Stanford haben zum Beispiel herausgefunden, dass die Produktivität von Mitarbeitern im Home Office um 13 % höher ist und sie seltener krank sind. Es wurde zudem festgestellt, dass die Motivation länger hochgehalten werden kann und sogar die Freiheit im Home Office vor Lohnerhöhungen vorgezogen wird (Einsparungen bei Reisekosten und anderen Ausgaben haben dabei auch einen Effekt).

Andere Untersuchungen sehen das durchaus differenzierter und kritischer. Dem Psychologen Thomas O’Neill von der Universität von Calgary nach kommt es eindeutig auf die Persönlichkeit und auf die Eignung jedes einzelnen Mitarbeiters an, ob Home Office das richtige Arbeitsmodell sein kann.

Nur wenn eine 100%ige Passung der psychologischen Eigenschaften eines Mitarbeiters sowie den Aufgaben, dem Team, der Führungskraft und der Unternehmenskultur besteht, sind Mitarbeiter im Home Office dauerhaft engagiert. Diese Kombination ist naturgemäß aber nicht immer gegeben. Home Office ist also nicht in jedem Fall produktiver.

Home Office zu Zeiten von Corona

Mobile Work klang mal nach der Geschäftsrevolution, die alle brauchten. Die Pandemie hat den Umschwung in diese „Revolution“ dann plötzlich ganz schnell und ganz dringlich und sehr umfänglich eingeläutet.

Und ebenso schnell merkten viele, dass man nicht einfach umsteigen und auf das Beste hoffen kann. Wie bei allem gibt es auch bei Mobile Work Nachteile und eine Reihe von Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.

Zum Glück gibt es Strategien und Werkzeuge, mit denen jedes Unternehmen diese Probleme lösen und die Vorteile des Home Office bzw. Mobile Work nutzen kann.

Die Herausforderungen von Mobile Work

Trotz aller Vorteile, die Remote-Mitarbeiter genießen, gibt es eine Reihe von Herausforderungen. Laut einem Report von buffer.com aus dem Jahr 2019 besteht das häufigste Problem darin, nach der Arbeit einen Schlussstrich unter den Tag zu ziehen – ein Problem, das 22% der Befragten angaben.

Einsamkeit ist das zweithäufigste Problem (19%). Weiter Herausforderungen sind Zusammenarbeit (17%), Ablenkungen zu Hause (10%), Zeitzonen (8%) und Motivation (8%).

Eine andere Studie von Hubstaff stellte fest, dass die größten Herausforderungen für Unternehmen mit Remote-Teams Kommunikation, Planung, Leistungsverfolgung und sprachliche / kulturelle Barrieren sind. Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, Vertrauen zwischen Remote-Teammitgliedern aufzubauen und aufrechtzuerhalten – ein Problem, das auch in mehreren anderen Berichten genannt wird.

Welche Herausforderungen gilt es zu lösen?

Herausforderungen für dezentrale Teams

    • Projekte verwalten
    • Zusammenarbeit via Remote-Kanäle
    • Verfolgung von Aufgaben und Produktivität
    • Arbeiten von verschiedenen Orten, Zeitzonen usw.
    • Umgang mit sprachlichen und kulturellen Unterschieden
    • Vertrauen aufbauen / aufrechterhalten

Herausforderungen für Mobile Worker

    • Maximierung der Produktivität
    • Ablenkungen vermeiden
    • Motiviert bleiben
    • Nach der Arbeit das Ende des Arbeitstages finden

Eigentlich müsste sich jedes Unternehmen fundamentale Fragen zum Home Office stellen. Durch Corona wurden diese Fragen zum großen Teil übergangen oder nur Teilweise beantwortet. Diese Fragen sind:

Frage 1

Arbeitnehmer

Wer ist dafür geeignet, die Arbeit (im Home Office) zu erledigen?

Frage 2

Arbeit

Welche Arbeit kann digitalisiert werden?

Frage 3

Arbeitsplatz

Wo wird die Arbeit geleistet?

1. Arbeitnehmer – Wer ist dafür geeignet, die Arbeit (im Home Office) zu erledigen?

Nicht jeder ist dazu geeignet, von zuhause aus zu arbeiten. Es gehört Organisationsvermögen und Selbstdisziplin dazu. Anders ausgedrückt: Arbeit ist Arbeit, privat ist privat.

Wer also dazu neigt, sich leicht ablenken zu lassen, der sollte lieber im Büro gemeinsam mit anderen Kollegen arbeiten. Das Gleiche gilt für Menschen, die zur Selbstausbeutung neigen – denn Home-Office bedeutet nicht, ständig online zu sein. Die Abgrenzung zum Privaten ist sehr wichtig.

Remote Worker haben vermehrt die Herausforderung, nach Ablauf des Tages nicht mehr ausschalten können. Zudem ist es fast unmöglich, die Produktivität aufrechtzuerhalten, wenn sie nie das Gefühl haben, eine echte Pause einzulegen.

Der beste Weg, um nach der Arbeit abzuschalten, besteht darin, alles zu erledigen, was man sich vorgenommen hat, bevor der Tag vorbei ist. Aus diesem Grund ist Produktivität so wichtig. So weiß man instinktiv, dass man sich den Feierabend verdient hat – und kann abschalten, wenn alles von der Tagesliste gestrichen ist.

2. Arbeit – Welche Arbeit kann digitalisiert werden?

Die tatsächlichen Aufgaben der Arbeitnehmer sind mehr oder weniger digitalisierbar: Typische Bürojobs bestimmt einfacher, handwerkliche Produktionsaufgaben schwieriger. Wobei es auch in diesen Bereichen enorme Weiterentwicklungen im Bereich Industrie 4.0 und Robotics gibt.

Natürlich müssen hier die Unternehmen die notwendigen Voraussetzungen schaffen, dass man von außen auf die entsprechenden Daten zugreifen kann und sie auch kollaborativ im Team bearbeiten kann.

3. Arbeitsplatz – Wo wird die Arbeit geleistet?

Um diese Frage zu beantworten, muss die zur Verfügung stehende Infrastruktur beleuchtet werden. Sind die technischen und räumlichen Begebenheiten geeignet: Laptop, stabile Internetverbindung, ruhige und abgegrenzte Zimmer? Das familiäre Umfeld muss dafür geeignet, klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ziehen zu können. Und arbeiten die Remote Worker in ähnlichen Zeitzonen, so dass sie sich kurzfristig über aufkommende Fragen und Entwicklungen austauschen können.

Der entscheidende Faktor: Kommunikation!

Einer der wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Arbeiten im Home Office und damit die Antwort auf fast alle oben stehenden Herausforderungen ist die Kommunikation im Team.

So stellt Prof. Dr. Michael Christ, Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Human Resource Management und Soziale Interaktion an der Hochschule Mainz klar: „Auf der Führungsseite bedarf es für Remote Work ganz andere Kommunikations-Pattern. Es gilt nicht nur top-down noch mehr zu kommunizieren, sondern ganz bewusst auch bottom-up zu ermutigen. Vor allem aber die horizontalen Beziehungen im Team müssen durch die Führungspersönlichkeiten aufrechterhalten und gestärkt werden.“

Mitarbeiter tauschen sich untereinander mehr und mehr auf zum Beispiel WhatsApp aus – und verlagern dadurch den formalen Austausch in nicht firmenspezifische Kanäle. Dies kann sicherlich nicht von Interesse für das Unternehmen sein. Hier sollte bewusst auf Lösungen gesetzt werden, die den persönlichen Austausch zwischen Kollegen im Firmennetzwerk fördern.

Um dabei die Flut an E-Mails und die Langeweile in stundenlangen Konferenzen zu minimieren, sollten hier andere Tools und intelligentere Formate genutzt werden.

Eine entscheidende Rolle dabei spielen einfachst zu bedienende Video-Tools wie zum Beispiel SlidePresenter. Denn die Abwesenheit von synchronem persönlichem Austausch fordert zwangsläufig den Einsatz von asynchroner, mehrdimensionaler Kommunikation.

Video-Messages, in denen man eben mal schnell ein Dokument sprechend erklärt, seien viel besser zu verstehen und zu verarbeiten, wie Prof. Dr. Michael Christ erklärt:

„Wir alle nutzen Explain-Videos bei YouTube. Dieser Bereich erlebt ein enormes Wachstum. Dies sollten wir auch im Arbeitsumfeld stärker nutzen.“

Mit der Möglichkeit, von jedem Arbeitsplatz aus komplexe Inhalte mit einer persönlichen Nachricht mit Bild und Ton aufzunehmen und zu erklären, schafft eine neue Qualität in der dezentralen Kommunikation unter Kollegen.

Damit verschmelzen auch die Grenzen von Lernen und Informieren und der normalen Arbeit immer mehr.

Den gesamten Vortrag von Prof. Dr. Michael Christ inklusive Motivationsmodell – also welche Entscheidungsparameter für oder gegen die Eignung eines jeden Mitarbeiters für Mobile Work sprechen – sehen Sie hier

Sollten Sie auch Interesse an neuen, innovativen Kommunikationskanälen innerhalb Ihres Unternehmens haben, sollten wir reden.  Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch, in dem wir uns über mögliche Einsatzszenarien in Ihrem Unternehmen austauschen können.

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