Wie wichtig ist für Sie der Faktor Zeit bei Mitarbeiterschulungen?

Natürlich ist die aus den Schulungen resultierende Wissensvermittlung das Hauptziel jeder solchen Maßnahme. Doch gerade bei absatzwirtschaftlich relevanten Themen, wie beispielsweise Vertriebstrainings, ist die Bedeutung der Schulungsgeschwindigkeit mindestens genauso hoch. Wie schnell sollen Account Manager die Feinheiten eines neuen Produkts erfahren, so dass Sie daraus gleich neuen Umsatz generieren können? Die Frage ist: Welche Schulungsmethode bietet die höchste Realisierungsgeschwindigkeit, von der Konzeption über die Umsetzung bis hin zum Roll-out? Wir haben uns der Aufgabe angenommen und präsentieren Ihnen als Ergebnis eine Auflistung der Schulungsmethoden, von der langsamsten bis zur schnellsten.

Um die Methoden objektiv vergleichen zu können, haben wir folgendes Szenario ausgewählt: Ein Unternehmen mit 500 Vertriebsmitarbeitern, welche landesweit tätig sind und entsprechend im Außendienst sehr viel Zeit bei Kunden verbringen. Gegenstand der Schulung ist die Produktneuvorstellung im Rahmen der Markteinführung.

1) Präsenzschulungen – wenn Zeit keine Rolle spielt

Präsenzschulungen bedeuten großen organisatorischen Aufwand, sowohl in der Durchführung als auch in der Vorbereitung. Es fängt damit an, dass die ausführenden Trainer auf den erforderlichen Wissensstand gebracht werden und gleichzeitig das zu verwendende Schulungsmaterial erstellt werden muss. Im zweiten Schritt muss die Ansetzung der einzelnen Schulungstermine geschehen, wobei eventuelle Terminwünsche aller Teilnehmer diese Aufgabe keinesfalls vereinfachen. Die Umsetzung der Schulung ist dann der nächste Zeitfresser.

Bei einer zweistündigen Schulung und einer Gruppengröße von 25 Teilnehmern, dauert es bei zwei eingesetzten Trainern  und zwei Schulungen am Tag rund 10 Tage, bis alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind. Wohlgemerkt ohne Berücksichtigung von Terminierungsproblemen und Personalausfällen aufgrund von Erkrankungen. Realistisch müsste man diesen Wert also deutlich höher ansetzen, erfahrungsgemäß verdoppeln. Man wäre nun bei rund 20 Tagen, zu denen noch die am Anfang erwähnte Vorbereitungszeit hinzugerechnet werden muss. Im Endeffekt landet man bei mindestens 30 Tagen für eine erfolgreiche Durchführung der Präsenzschulung. Selbstverständlich sind Präsenzschulungen für viele Themen unersetzlich. Doch insbesondere, wenn es schnell gehen muss, empfehlen sich andere Methoden.

2) Web-based Trainings – langer Vorlauf für Konzeption und Design

E-Learning-Lösungen sind dafür prädestiniert, eine große Anzahl von Mitarbeitern zu schulen. Doch nicht mit jeder E-Learning-Methode geht dies schnell. Viele Unternehmen setzen auf Web-based Trainings (WBT), also auf individuell programmierte Lerneinheiten, die dem Teilnehmer digitale Lernpfade mit klickbaren grafischen Oberflächen bieten. Was sich recht simpel anhört und es manchmal auch ist, muss mit großem Zeitaufwand erstellt werden. Die Ursache liegt darin, dass diese Lerneinheiten nicht durch die Wissensträger selbst, sondern durch spezialisierte E-Learning-Fachkräfte umgesetzt werden. Beispielsweise muss ein Marketing Manager in einem ersten Schritt den E-Learning-Designer briefen, damit dieser überhaupt ein Konzept für die Lerneinheiten erstellen kann. Die anschließende Umsetzung des Schulungsmoduls kann, je nach Auslastung der E-Learning-Abteilung und je nach Anzahl der notwendigen Abstimmungsrunden, nach gängiger Einschätzung etwa 4 bis 10 Wochen in Anspruch nehmen. Die 500 Vertriebsmitarbeiter unseres Beispiels hätten also frühestens nach 30 Tagen Zugang zum benötigten Know-how.

3) Webmeetings und Webinare – Häufige Wiederholungen notwendig

Wer nun denkt, es würde viel schneller gehen, wenn Produktmanager ihre Kollegen vom Vertrieb einfach selbst – und zwar live und direkt – schulen, der ist schon auf dem richtigen Pfad. Doch auch Webinare, welche im Grunde die Klassentrainings der Präsenz mit der Reichweite des Webs verbinden, haben ihre Grenzen. Der Reiseaufwand entfällt zwar, dennoch müssen Vertriebsmitarbeiter gruppenweise geschult werden. Dies verursacht nicht nur Zeitverlust durch Terminierung und Wiederholungen im Falle von Abwesenheiten, sondern hält die schulenden Produktmanager regelmäßig von Ihrer eigentlichen Arbeit ab. Falls die Webinare von Trainern durchgeführt werden, muss zudem genügend Zeit für deren Ausbildung vorgesehen werden. Insgesamt dauert die Webinar-Schulung für unsere 500 Mitarbeiter bei einer großzügig bemessenen Teilnehmergruppe von 50 Mitarbeitern pro Webinar und 2 Webinaren am Tag mindestens 5 Tage. Hinzu kommt noch die Vorbereitungszeit für die Schulung der Trainer sowie zur Terminierung der Webinare. So landen wir nun, ohne die fälligen Webinar-Wiederholungen für die Abwesenden einzukalkulieren, wieder bei ca. 10-15 Tagen für eine Durchführung der Schulung.

4) Videoschulungen – Schnell erstellt und dauerhaft verfügbar

Videoschulungen bieten per se die schnellste Umsetzungs- und Roll-out-Zeit: In nur einem Tag können Aufzeichnung und Bereitstellung einer Schulung gelingen, inklusive der Konzeption. Doch nicht nur hinsichtlich der Schulungsgeschwindigkeit bietet Video Vorteile. Sehr einfach handhabbare Lösungen können eigenständig von den Wissensträgern umgesetzt werden. Ein Produktmanager kann seine eigene Schulung selbst in die Kamera sprechen und ohne großen Aufwand aufzeichnen. Als Schulungsgrundlage verwendet er einfach seine Präsentationsfolien, die schon zur Vorstellung des Produkts innerhalb seiner Abteilung vorliegen. Eine direkte Ansprache und Wiedererkennung des Autors erhöht zudem die Wirkung der Schulung und wird bei allen Teilnehmern nachweislich geschätzt.

Dadurch, dass kein zusätzlicher Trainer geschult werden muss, entfällt automatisch die Vorbereitungszeit für die Schulungsmultiplikation. Die fertige Aufzeichnung kann am gleichen Tag noch mit einer webbasierten Software-Lösung in ein attraktives Lernmodul verwandelt werden. Nach der Fertigstellung wird das Training ganz einfach per Klick eingebunden und publiziert und ist von diesem Moment an permanent für alle adressierten Teilnehmer abrufbar. Bei großzügig bemessener Vorbereitung steht das Wissen in maximal 5 Tagen für alle Vertriebsmitarbeiter bereit und ist anschließend flexibel nutzbar. Eine Kontrolle des abgerufenen Wissens kann bei Verwendung der Videoschulung innerhalb eines Learning Management Systems (LMS) über die dessen systemimmanenten Testfunktionen erfolgen.

Fazit:

Wer schnellstmöglich interne Schulungen umsetzen muss, zum Beispiel um innerhalb des Vertriebs neue Informationen zu streuen, sollte prüfen, ob er dies mit einer leicht bedienbaren Videolösung durchführen kann. Neben einer schnellen und einfachen Umsetzung ist auch eine Kontrolle der Inhalte durch die Wissensträger gewährleistet. Zudem erzielt man mit der direkten Ansprache eine nachhaltigere Wirkung. Auch als Ergänzung zu Präsenzschulungen ist Video sinnvoll.