Viele Unternehmen realisieren den Verlust des Mitarbeiters erst, wenn dieser die Stelle bereits verlassen hat; vor allem dann, wenn kritische Situationen entstehen, bei denen das Know-How des erfahrenen Mitarbeiters Gold wert gewesen wäre. Harvard Business Review hat die signifikantesten Know-How-Verluste definiert − und wir zeigen Ihnen, wie Sie diese geschickt verhindern können, um das wertvolle Wissen im Unternehmen zu behalten.

Ergreifen Sie schon vor dem Stellenwechsel Ihres Mitarbeiters Maßnahmen, um die Risiken des Wissensverlustes zu minimieren und digitalisieren Sie das Wissen innerhalb Ihres Unternehmens einfach und schnell.


Relation

Szenario:

Alexander ist in den Ruhestand gewechselt. Vor seinem Ausstand fertigt er eine Liste mit all seinen Ansprechpartnern an, die er dem Unternehmen zur Verfügung stellt. Diese Liste enthält alle Kontakte, mit denen Alexander über Jahre hinweg eine wunderbare Geschäftsbeziehung aufgebaut hat. Er weiß, wen er ansprechen muss, um neue Projekte zu initiieren, Partner für Kooperationen zu finden und wer Spezialist auf welchem Gebiet ist. Das Unternehmen nimmt die Liste entgegen, doch alles, was darauf zu sehen ist, sind Namen und Anschriften. Die Informationen zu den einzelnen Personen sind verloren.

Beispielhafte Lösung:

Alexander scrollt durch sein XING -Netzwerk und nimmt dabei seinen Bildschirm auf. Alphabetisch geordnet benennt er das Spezialgebiet aller unternehmensrelevanten Kontakte und erklärt, welche Projekte gemeinsam verwirklicht wurden. Dazu lässt er Anekdoten einfließen, die auf die Persönlichkeit des Ansprechpartners verweisen.
Eine zwischenmenschliche Beziehung entsteht nicht von heute auf morgen. Alexander kann deshalb nicht sofort ersetzt werden. Jedoch ist es möglich, unterstützende Informationen für neu entstehende Beziehungen bereitzustellen und auf Alexanders Erfahrungen aufzubauen.

Reputation

Szenario:

Hans ist bereits seit geraumer Zeit externer Maschinen- und Anlagenführer für die KMU GmbH. Als er seine Versetzung in die USA antritt, bedauert sein Kunde das sehr. Hans hat immer hervorragende Arbeit für die KMU GmbH geleistet, kennt deren Arbeitsweisen und die Besonderheiten der einzelnen Maschinen. Dementsprechend ist die Erwartungshaltung des Kunden an seinen Nachfolger sehr hoch. Dieser kennt leider nicht die speziellen Fälle der Maschinen und braucht oft lange, um eine passende Lösung zu finden. Der Kunde ist enttäuscht und überlegt, zu einem anderen Unternehmen zu wechseln.

Beispielhafte Lösung:

Hans filmt mit seiner Handy-Kamera die Arbeit an den Maschinen und fügt im Nachhinein einfache Erklärungen hinzu. Damit erstellt er ein optimales Simulationsvideo, was seinem Nachfolger die Arbeit erheblich vereinfacht und Fehlern vorbeugt.

Re-Work (Nacharbeit)

Szenario:

Petra hat sich nach langer Zeit dafür entschieden, einen Unternehmenswechsel anzutreten. Vor ihrem Wechsel arbeitet sie die neue Kollegin Sandra ein. Bei der kurzen Zeit, die sie noch im Unternehmen ist, schafft sie es jedoch nicht − neben der Projektübergabe und der Fertigstellung eigener Aufgaben − der neuen Kollegin wichtige Informationen zu firmeninternen Arbeitsweisen, Kommunikation und Intranet zu vermitteln. Als Petra das Unternehmen schließlich verlässt, fühlt sich Sandra allein gelassen. Sie weiß nicht, wer im Unternehmen wofür zuständig ist und wie sie ihre Fragen klären kann, was sich auch negativ auf ihre Arbeitsleistung auswirkt.

Beispielhafte Lösung:

Interne Prozesse werden regelmäßig von allen Kollegen aufgenommen. So wird der Mitarbeiter, der mit dem Offboarding beauftragt ist, entlastet, damit dieser sich auf die Fertigstellung seiner eigenen Aufgaben konzentrieren kann. Kurze Erklärvideos können schon vor Arbeitsbeginn mit neuen Mitarbeitern geteilt werden, wodurch die Einarbeitung durch Kollegen sowie der Einstieg selbst erleichtert wird (sogenanntes „Preboarding“).

Regeneration

Szenario:

Als Steve Jobs Apple Inc. verließ, stagnierten Apples verkaufsschlagende Innovationen. Seine Erfahrung und sein Wissensschatz waren das, was die Innovation im Unternehmen vorantrieb. Erfolge wie das iPhone, den iPod oder das iPad hatte Apple danach nicht mehr auf den Markt bringen können.

Lösung:

Auch hier wird deutlich: Einen Menschen kann man nicht klonen. Man kann aber sein Wissen effizient speichern und für seine Nachfolger zugänglich machen. Eine Videoaufzeichnung bietet Impulse und ermöglicht es, bereits gedachte Ideen weiter zu denken. So gehen Ihnen keine Informationen verloren.

Reagieren Sie schnell und digitalisieren Sie Ihr Wissen

Die einzige Strategie, einen Wissensverlust durch Stellenwechsel zu vermeiden, ist zu reagieren, bevor der Verlust eintritt. Das bedeutet: Wissen muss effizient gespeichert und geteilt werden. Einige Informationen lassen sich leicht vertexten. Sie können in firmeninternen Wikis veröffentlicht oder über Foren verbreitet zu werden, ohne dabei an Verständlichkeit zu verlieren.

Andere Informationen hingegen, seien es Erfahrungen oder Themen, die eine praktische oder visuelle Veranschaulichung benötigen, stoßen bei diesen Methoden an ihre Grenzen. Die Video-Erstellung von SlidePresenter hilft Ihnen dabei, Wissensspeicherung und -transfer zu optimieren und das Offboarding des bisherigen Mitarbeiters sowie das Onboarding des neuen Mitarbeiters so problemlos wie möglich zu gestalten.

Schauen Sie hier ein Interview mit zwei E-Learning Experten aus erfolgreichen Unternehmen und erfahren Sie, wie diese das Wissen im Unternehmen digitalisiert haben.

Ein Offboarding für den einen ist ein Onboarding für den anderen! Wie Sie mit SlidePresenter beide Prozesse ressourcenschonend gestalten können, lesen Sie hier.

Lesen Sie auch, wie Sie Ihre Strategie zum Offboarding-Prozess konzipieren können.